FAQ : La transcription judiciaire numérique, les agences de transcription judiciaire et comment Verbit peut vous aider

Un sténographe judiciaire numérique est un professionnel du droit certifié qui utilise une technologie d'enregistrement numérique — plutôt qu'une machine à sténographier — pour consigner le compte rendu officiel des procédures judiciaires. À l'instar des sténographes judiciaires traditionnels, il supervise le matériel audio, gère les intervenants et les pièces à conviction, fait prêter serment et veille à l'intégrité du compte rendu. La principale différence réside dans les outils utilisés.

Les sténographes judiciaires numériques obtiennent généralement leur certification auprès de l'American Association of Electronic Reporters and Transcribers (AAERT), qui propose les titres de Certified Electronic Court Reporter (CER) et de Certified Electronic Transcriber (CET) depuis 1995. Ces titres sont reconnus par les tribunaux à travers les États-Unis et de plus en plus dans d'autres pays.

Les outils de transcription assistée par l'IA, comme Legal Capture de Verbit, aident les journalistes numériques en générant des transcriptions en temps réel, des brouillons et des transcriptions certifiées finales, ce qui leur permet de travailler plus efficacement tout en maintenant la responsabilité professionnelle exigée par le système juridique.

Leurs rôles sont plus similaires qu'on ne le croit. Les sténographes judiciaires et les journalistes judiciaires sont tous deux chargés de retranscrire fidèlement les débats judiciaires. Ils peuvent tous deux recevoir les serments, authentifier les pièces à conviction et exercer des fonctions professionnelles officielles. La principale différence réside dans la méthode.

Un sténographe utilise une machine sténographique spécialisée pour retranscrire la parole en temps réel, une compétence qui requiert généralement deux à quatre ans de formation intensive. Un sténographe judiciaire numérique utilise des technologies d'enregistrement audio et vidéo, souvent associées à un logiciel de transcription assistée par intelligence artificielle, et peut obtenir sa certification en un temps nettement plus court.

Aucune de ces approches n'est intrinsèquement supérieure à l'autre : elles répondent à des besoins et des contextes différents. De nombreuses agences de transcription judiciaire fonctionnent aujourd'hui selon un modèle hybride, faisant appel à des sténographes pour les procédures nécessitant une transcription en temps réel ou des livrables sténotypés spécifiques, et à des transcripteurs numériques pour les dépositions, les audiences et autres affaires où les outils numériques offrent des gains d'efficacité. Des technologies comme Verbit Legal Capture sont conçues pour compléter ces deux types de flux de travail.

Plusieurs pressions convergentes incitent les agences de sténographie judiciaire à évaluer les modèles numériques et hybrides :

Une pénurie de personnel croissante.
Aux États-Unis, l'âge moyen des sténographes judiciaires se situe désormais autour de 50 ans, et les départs à la retraite sont plus nombreux que les nouveaux entrants dans la profession. Le Bureau des statistiques du travail prévoit que des dizaines de milliers de postes de sténographes judiciaires devront être pourvus au cours des dix prochaines années. Les sténographes numériques peuvent intégrer le marché du travail plus rapidement, et les agences de sténographie judiciaire font appel à des partenaires technologiques comme Verbit pour accroître leur capacité de couverture sans augmenter proportionnellement leurs effectifs.

Le passage définitif aux procédures à distance.
Les dépositions à distance et hybrides sont désormais monnaie courante dans le secteur juridique. La transcription judiciaire numérique est parfaitement adaptée à ce contexte, ce qui en fait une solution idéale pour les cabinets d'avocats qui accompagnent une clientèle géographiquement dispersée.

Évolutivité de l'entreprise.
Pour les entreprises de sténographie judiciaire de toutes tailles, les outils numériques réduisent le risque de refuser des missions en raison de la disponibilité des sténographes. Les plus petites entreprises peuvent être plus compétitives lorsqu'elles ne sont pas limitées par la disponibilité physique du personnel. Découvrez comment Verbit simplifie les flux de travail dans les tribunaux..

Délais d'exécution plus rapides et rentabilité accrue.
Les services de transcription judiciaire numérique peuvent fournir des brouillons en une heure et des transcriptions finales en 24 heures. Cette rapidité est de plus en plus attendue par les équipes juridiques soumises à la pression des dossiers.

Oui. L'organisme de certification principal pour les sténographes judiciaires numériques est l'American Association of Electronic Reporters and Transcribers (AAERT), qui propose deux certifications : Certified Electronic Court Reporter (CER) et Certified Electronic Transcriber (CET). Lancés en 1995, ces programmes sont reconnus par les tribunaux des États-Unis, du Canada et à l'international comme la norme de référence pour les sténographes judiciaires numériques.

Comme pour tout service de sténographie judiciaire, il est essentiel de faire appel à des professionnels certifiés, notamment lorsque les transcriptions peuvent servir de preuve légale ou être utilisées en appel. Les tribunaux et les cabinets d'avocats qui évaluent les sociétés de sténographie judiciaire doivent toujours vérifier que les sténographes numériques possèdent les certifications requises.

Dans la plupart des cas, l'agence de sténographie judiciaire recrute le sténographe judiciaire numérique et gère la relation avec le cabinet d'avocats ou le tribunal. Elle est responsable de s'assurer que le sténographe possède les certifications requises et que l'infrastructure technologique, notamment le logiciel de transcription, répond aux exigences de la procédure.

Oui. Les sténographes judiciaires numériques sont des notaires et exercent les mêmes fonctions officielles que les autres sténographes judiciaires. Ils reçoivent les serments, consignent les informations relatives aux intervenants, signalent les pièces à conviction, gèrent les désignations officielles et confidentielles et veillent à l'intégrité du compte rendu d'audience. Ils animent également la salle d'audience, rappelant aux participants de ne pas se couper la parole et demandant des précisions si nécessaire. Leurs responsabilités professionnelles sont sensiblement les mêmes ; seuls les outils d'enregistrement et de transcription diffèrent.

Les structures de rémunération sont déterminées par chaque agence de sténographie judiciaire, et non par leurs partenaires technologiques. Si vous êtes sténographe judiciaire et envisagez une transition vers la transcription numérique ou hybride, la question de votre rémunération doit être abordée avec votre agence. Verbit, en tant que fournisseur de technologies de transcription, n'influence ni ne définit les politiques de rémunération des agences.

De nombreux journalistes constatent que les outils numériques leur permettent de couvrir un plus grand nombre d'affaires, ce qui peut avoir un impact significatif sur leurs revenus globaux.

Legal Capture est la solution spécialement conçue par Verbit pour la transcription numérique des audiences judiciaires, qu'il s'agisse de dépositions, de procès, d'audiences ou d'autres procédures juridiques, qu'elles se déroulent en personne, à distance ou en format hybride.

Cette solution combine la technologie de reconnaissance vocale par IA exclusive de Verbit avec la relecture humaine en temps réel par des transcripteurs professionnels. Grâce à cette approche hybride, les journalistes numériques et les équipes juridiques bénéficient de la rapidité de l'IA et de la fiabilité de la supervision humaine : les premières versions sont livrées dans l'heure qui suit l'audience, et les transcriptions finales certifiées sous 24 heures.

Legal Capture propose :

• Transcription en temps réel avec relecture et diffusion en direct pendant les débats

• Transcriptions consultables formatées selon les spécifications du client

• Gestion des expositions et suivi des annotations

• Diffusion en continu par un tiers pour les participants à distance

• Plus de 99 % d'exactitude sur les transcriptions finales

La plateforme est utilisée par les agences de sténographie judiciaire , les cabinets d'avocats et les tribunaux à travers le pays. Découvrez comment Verbit contribue à résorber l'arriéré judiciaire.

Oui. Legal Capture repose sur le moteur de reconnaissance vocale IA éprouvé de Verbit, qui s'adapte aux accents, dialectes et intonations des locuteurs tout au long de la procédure. Le système utilise un modèle linguistique juridique et peut être pré-entraîné avec un glossaire de termes, noms et lieux spécifiques à l'affaire avant le début de la procédure.

Les transcripteurs humains assurent une relecture en temps réel, permettant de repérer les cas particuliers et de garantir l'exactitude des transcriptions même lorsque les conditions audio sont difficiles. Cette intervention humaine est ce qui distingue le service de compte rendu judiciaire de Verbit des solutions entièrement automatisées.

Pour toute procédure, quelle que soit la méthode de transcription, la meilleure pratique consiste à veiller à ce que les participants prennent la parole un par un. Les sténographes judiciaires numériques utilisant Legal Capture sont formés pour le rappeler aux avocats et aux témoins dès le début. En cas de chevauchements, l'association de l'IA et de la vérification humaine contribue à garantir l'exactitude des transcriptions, mais un enregistrement audio clair demeure la base d'une transcription de qualité.

La solution Legal Capture de Verbit prend en charge les dépositions et les audiences de toute durée. Il n'y a pas de limite au nombre de sessions.

Les transcriptions provisoires sont disponibles dans l'heure qui suit la fin de l'audience ; elles permettent aux avocats de les relire pendant les pauses ou immédiatement après les témoignages. Les transcriptions finales, éditées et certifiées, sont généralement livrées sous 24 heures. Un traitement express ou prioritaire est possible lorsque les délais l'exigent.

Verbit peut fournir des transcripteurs en direct qui travaillent en arrière-plan pendant une audience, ou des transcripteurs qui travaillent à partir de l'enregistrement audio ou vidéo a posteriori. La méthode la plus appropriée dépend du flux de travail de l'organisme et des exigences spécifiques de la procédure. La transcription en temps réel par un transcripteur est parfois privilégiée pour les dépositions à forts enjeux où une relecture immédiate est attendue.

Le sténographe judiciaire numérique fournit généralement à Verbit des documents justificatifs – notamment l’avis de déposition, la liste des participants et un glossaire spécifique à l’affaire – qui permettent à la plateforme d’identifier au préalable les intervenants et la terminologie avant le début de la transcription.

Lorsque ces documents ne sont pas disponibles, l'IA de Legal Capture utilise la différenciation vocale pour identifier les locuteurs dans l'enregistrement. Des transcripteurs humains vérifient ensuite l'identification des locuteurs afin d'en garantir l'exactitude. Fournir des éléments de contexte en amont permet d'obtenir des résultats plus rapides et plus précis.

Verbit fournit l'infrastructure numérique permettant la certification des transcriptions, y compris la mise en forme des pages de couverture. Le sténographe judiciaire numérique désigné – titulaire de la certification professionnelle et faisant office de sténographe officiel – est responsable de la certification de la transcription.

Lors des procédures en temps réel utilisant la capture légale, les marqueurs de questions-réponses apparaissent dans la transcription en direct après une courte période d'initialisation de quelques minutes, le temps nécessaire au système pour identifier et différencier les voix des participants. À partir de ce moment, les marqueurs s'affichent en temps réel. 

La transcription en temps réel comprend également les marques d'examen, les serments, les objections, les annotations officielles et non officielles, les pièces à conviction et les relectures – tout ce qui est nécessaire pour un dossier prêt pour le tribunal.

Legal Capture permet de formater les transcriptions selon les spécifications de tout organisme ou client. La plateforme est entièrement personnalisable et s'adapte aux modèles propres à chaque tribunal, aux préférences des cabinets et aux exigences juridictionnelles.

La confidentialité et la sécurité des données sont au cœur de la conception de la plateforme Verbit. Legal Capture est conforme aux normes HIPAA, SOC 2, HECVAT, VPAT et RGPD. Toutes les données sont traitées selon les normes de sécurité les plus strictes du secteur juridique.

Pour les agences de transcription judiciaire et les cabinets d'avocats traitant des dossiers sensibles ( affaires de préjudice corporel , dossiers médicaux, communications confidentielles entre avocat et client), la politique de conformité de Verbit garantit que son service de transcription n'introduise aucun risque supplémentaire dans le flux de travail. Apprenez-en davantage sur les politiques de confiance et de protection des données de Verbit.

Verbit est conçu pour améliorer les compétences des sténographes judiciaires numériques, et non pour les remplacer. Les avantages pour les sténographes et les agences qui les emploient sont les suivants :

• Lecture et relecture en temps réel pendant les procédures

• Ébauches dans l'heure suivant la conclusion

• Relevés de notes définitifs sous 24 heures, avec options express

• Transcriptions consultables et fichiers audio formatés selon les exigences du client 

• Plus de 99 % d'exactitude sur les relevés de notes finaux certifiés

• Analyses basées sur l'IA de toutes les transcriptions juridiques, y compris les résumés et plus encore

• Prestation en marque blanche pour les agences qui préfèrent présenter le support de Verbit sous leur propre marque.

• Des outils complémentaires comme Visière légale pour les découvertes en cours, la structuration en chapitres et la collaboration virtuelle

Pour les sociétés de transcription judiciaire confrontées à une pénurie de personnel, Legal Capture agit comme un multiplicateur de force, permettant aux agences d'accepter davantage de procédures sans compromettre la qualité ni les délais.

Verbit propose des services en marque blanche, permettant aux agences de présenter les capacités de Verbit sous leur propre marque. La décision de divulguer ou non le recours à un partenaire technologique de transcription relève entièrement de l'agence.

Verbit propose des tarifs personnalisés en fonction du volume, du niveau de personnalisation et des produits utilisés. Contactez-nous ici pour discuter de vos besoins spécifiques.