Avis de confidentialité pour les candidats à l'emploi

Dernière mise à jour : janvier 2024

La présente Notice de confidentialité relative aux candidats (« Notice ») décrit les données personnelles que Verbit et ses sociétés affiliées (« Verbit », « nous », « notre » ou « nos ») collectent et traitent sur les candidats à l’emploi (« Candidats », « vous » ou « votre ») dans le cadre de notre processus de candidature et de recrutement, les raisons de cette collecte et l’utilisation que nous en faisons. Elle décrit également comment les candidats peuvent exercer leurs droits sur ces données.

Nous vous invitons vivement à lire attentivement la présente notice et à vous assurer de bien la comprendre et de l'accepter. Si vous n'acceptez pas cette notice, veuillez vous abstenir de nous communiquer vos données. 

Vous n'êtes pas légalement tenu de nous fournir des données personnelles, mais sans elles, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande.

1. Quelles données collectons-nous, comment les collectons-nous et comment les utilisons-nous ?

Tout au long du processus de candidature et de recrutement, nous collectons ou avons accès à des données personnelles vous concernant (y compris celles des 12 derniers mois), telles que vos données d'identification, vos coordonnées, votre CV, vos prétentions salariales, vos données professionnelles, votre activité sur les réseaux sociaux, etc. Nous pouvons collecter ces données directement auprès de vous, lorsque vous les fournissez volontairement lors de votre candidature, ou auprès d'autres sources telles que des agences de recrutement, des services de vérification des antécédents (le cas échéant et conformément à la législation applicable), ou vos références.

Nous pouvons utiliser ces données pour évaluer les compétences et les qualifications de nos candidats, ainsi que pour vérifier, examiner et traiter leur candidature à nos postes, et pour communiquer avec eux à ce sujet. Nous pouvons également les utiliser pour gérer les risques, renforcer nos mesures de sécurité et de lutte contre la fraude, et créer des données statistiques agrégées ou déduites concernant nos candidats, afin d'améliorer nos processus de recrutement.

De plus, nous pouvons l'utiliser pour agir conformément aux exigences légales et réglementaires et nous y conformer. Si nous souhaitons mener d'autres activités nécessitant l'utilisation de vos données, nous vous demanderons votre consentement explicite au préalable.

Dans le cadre de nos vérifications d'antécédents pour certains postes, nous pouvons être amenés à collecter des données sensibles concernant vos condamnations et infractions pénales antérieures, si la loi le permet ou l'exige. Le cas échéant, nous obtiendrons votre consentement explicite avant toute collecte et utilisation de ces données.

2. À quelles fins utilisons-nous les données de nos candidats ?

Nous utilisons et traitons vos données personnelles dans le cadre du processus de candidature chez Verbit aux fins suivantes et en nous fondant sur les bases légales indiquées ci-dessous (y compris au cours des 12 derniers mois) :

Si vous résidez dans un territoire régi par des lois sur la protection de la vie privée en vertu desquelles le « consentement » constitue la seule ou la plus appropriée base juridique pour le traitement des données personnelles tel que décrit dans le présent document, votre demande sera considérée comme une acceptation de la présente notice et un consentement au traitement de vos données personnelles pour toutes les finalités détaillées dans la présente notice. Si vous souhaitez retirer ce consentement, vous pouvez le faire à tout moment en nous contactant à l’adresse privacy@verbit.ai.

3. Où stockons-nous les données de nos candidats ?

Vos données personnelles seront conservées, traitées et stockées par Verbit et nos prestataires de services (tels que définis dans la section 6 ci-dessous) dans le(s) lieu(x) du poste auquel vous postulez, dans les bureaux Verbit concernés dans le monde entier, y compris en Israël, aux États-Unis et dans d'autres juridictions, selon ce qui est nécessaire au bon traitement de votre candidature.

Bien que les lois sur la protection de la vie privée puissent varier d'une juridiction à l'autre, Verbit, ses sociétés affiliées et les fournisseurs de services qui traitent des données personnelles en notre nom s'engagent chacun à protéger vos données personnelles conformément à la présente notice, aux normes habituelles du secteur et aux mécanismes légaux et clauses contractuelles appropriés exigeant une protection adéquate des données, indépendamment de toute exigence légale moindre qui pourrait s'appliquer dans la juridiction vers laquelle ces données sont transférées.

Verbit Inc. (y compris pour le compte de ses filiales à 100 %, Automatic Sync Technologies LLC et VITAC Corporation) se conforme au Cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US DPF), à son extension britannique et au Cadre de protection des données Suisse-États-Unis (Swiss-US DPF), tels qu'établis par le Département du Commerce des États-Unis. Sa responsabilité est engagée en cas de transfert ultérieur de vos données personnelles à des tiers (y compris nos prestataires de services). Verbit Inc. (y compris pour le compte de ses filiales à 100 %, Automatic Sync Technologies LLC et VITAC Corporation) a certifié auprès du Département du Commerce des États-Unis son adhésion aux principes du Cadre de protection des données UE-États-Unis concernant le traitement des données personnelles reçues de l'Union européenne en vertu de ce cadre, et du Royaume-Uni (et de Gibraltar) en vertu de son extension britannique.

Verbit Inc. (y compris au nom de ses filiales à 100 % Automatic Sync Technologies LLC et VITAC Corporation) a certifié auprès du Département du Commerce des États-Unis qu'elle adhère aux principes du cadre de protection des données Suisse-États-Unis (principes DPF Suisse-États-Unis) en ce qui concerne le traitement des données personnelles reçues de Suisse en vertu du DPF Suisse-États-Unis.

En cas de conflit entre les dispositions du présent avis et les principes du Cadre de protection des données UE-États-Unis et/ou les principes du Cadre de protection des données Suisse-États-Unis, ces derniers prévaudront pour les données personnelles transférées dans le cadre du Cadre de protection des données. Pour en savoir plus sur le programme du Cadre de protection des données (DPF) et consulter notre certification, veuillez visiter le site https://www.dataprivacyframework.gov/.

Dans la mesure où nous transférons des données personnelles de candidats soumises à des restrictions de transfert, nous nous appuyons sur des engagements contractuels appropriés et des mécanismes de transfert de données établis en vertu de la loi applicable.

4. Pendant combien de temps pouvons-nous conserver vos données ?

Nous pouvons conserver les données des candidats même après que le poste auquel ils ont postulé a été pourvu ou que le poste a été pourvu. Ceci afin de pouvoir réexaminer les candidatures pour d'autres postes et opportunités chez Verbit ; d'utiliser leurs données personnelles comme référence pour leurs candidatures futures ; en cas d'embauche, à des fins professionnelles et commerciales supplémentaires liées à leur travail ; et lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour respecter nos obligations légales, résoudre les litiges, prévenir la fraude et les abus, faire respecter nos accords ou protéger nos intérêts légitimes.

5. Comment sécurisons-nous vos données ?

Verbit a mis en place des mesures de sécurité visant à protéger les données personnelles de ses candidats, notamment des mesures physiques, procédurales et électroniques. Ces mesures garantissent un niveau de sécurité conforme aux normes du secteur. Nous recherchons également régulièrement de nouveaux moyens et outils pour renforcer la sécurité de nos systèmes et l'intégrité des données personnelles que nous détenons. Veuillez noter que, malgré toutes les mesures et tous les efforts déployés, nous ne pouvons garantir la protection et la sécurité absolues des données personnelles que nous conservons.

6. Qui aura accès à vos données ?

Verbit partagera vos données personnelles avec plusieurs prestataires de services sélectionnés, dont les services et solutions complètent, facilitent et optimisent les nôtres. Il s'agit notamment des cabinets de recrutement qui vous ont recommandé (ou inversement), des centres d'évaluation des candidats, des fournisseurs de logiciels de recrutement, des prestataires de vérification des antécédents, des services de sécurité des données et de cybersécurité, des services d'analyse web, ainsi que nos conseillers en affaires, juridiques, de conformité et financiers (collectivement, les « Prestataires de services »). Ces Prestataires de services peuvent recevoir ou avoir un accès limité aux données personnelles de nos candidats, selon leurs rôles et objectifs respectifs dans le cadre de l'optimisation de notre processus de recrutement, et ne peuvent les utiliser qu'à ces fins.

De plus, nous pouvons divulguer ou permettre l'accès aux données personnelles des candidats en réponse à une demande légale, telle qu'une assignation, un mandat de perquisition ou une ordonnance judiciaire, ou en conformité avec les lois applicables, avec ou sans préavis, si nous estimons de bonne foi y être légalement tenus, ou si cette divulgation est appropriée dans le cadre d'enquêtes, de mesures de prévention ou de poursuites concernant des activités illégales, des fraudes ou autres actes répréhensibles, avérés ou présumés. Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers, avec ou sans préavis, si nous estimons de bonne foi que cela contribuera à protéger les droits, les biens ou la sécurité de Verbit, de nos clients, de nos employés ou du public.

Enfin, nous pouvons partager vos données personnelles en interne au sein de notre groupe de sociétés, aux fins décrites ci-dessus. De plus, en cas de changement de contrôle de Verbit, notamment par fusion, acquisition ou rachat de tout ou partie de ses actifs, vos données personnelles pourront être partagées avec les parties concernées par cet événement.

7. Quels cookies et technologies de suivi utilisons-nous ?

Verbit utilise certaines technologies de surveillance et de suivi, telles que les « cookies » et autres fichiers de données téléchargés, y compris ceux proposés par nos prestataires de services. Ces technologies servent à maintenir, fournir et améliorer en permanence nos processus et opérations, et à offrir une meilleure expérience aux visiteurs de notre site web et aux candidats.

Par exemple, ces technologies nous permettent de mieux sécuriser notre site web et nos services, de détecter les comportements anormaux, d'identifier les problèmes techniques et de surveiller et d'améliorer la performance globale de nos services et processus.

Pour en savoir plus sur nos pratiques en matière de cookies, veuillez consulter notre Déclaration relative aux cookies.

8. Comment pouvez-vous accéder à vos données ou demander leur suppression ?

Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu de toute loi applicable (notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE ou du Royaume-Uni, les lois israéliennes sur la protection de la vie privée, la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) ou toute autre loi applicable en matière de protection de la vie privée aux États-Unis), tels que, le cas échéant, le droit de connaître/d'accéder à vos données personnelles (éléments spécifiques collectés, catégories de données personnelles collectées, catégories de sources auprès desquelles les données personnelles ont été collectées, finalité de la collecte des données personnelles, catégories de tiers avec lesquels nous avons partagé des données personnelles), de demander la rectification ou l'effacement de vos données personnelles détenues par Verbit, d'exercer votre droit à la portabilité de ces données, ou de limiter ou de vous opposer à leur traitement, ou tout autre droit similaire accordé aux personnes concernées par les lois qui vous sont applicables, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@verbit.ai . Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité compétente en matière de protection des données, telle que le Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni ou le procureur général de votre État (selon le cas).

Veuillez noter que nous pourrions vous demander des informations complémentaires, y compris certaines données personnelles, afin d'authentifier et de traiter votre demande. Ces informations complémentaires, ainsi que les documents relatifs à votre demande, à son traitement par nos soins et aux échanges ultérieurs entre vous et nous, pourraient être conservés par nos soins à des fins légales (par exemple, comme preuve d'identité du demandeur ou preuve de la satisfaction de la demande), conformément à l'article 4 ci-dessus. Nous pourrions masquer, parmi les données que nous mettrons à votre disposition, toute donnée personnelle concernant des tiers.

Veuillez noter que ces droits ne sont pas absolus. Dans certains cas, la loi ou la réglementation applicable nous autorise ou nous oblige à refuser de communiquer tout ou partie des données personnelles que nous détenons vous concernant. Si nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, nous vous indiquerons les raisons qui nous empêchent de le faire, sous réserve des restrictions légales ou réglementaires.

Conformément au cadre de protection des données UE-États-Unis, à son extension britannique et aux principes du cadre de protection des données Suisse-États-Unis, Verbit Inc. (y compris ses filiales à 100 %, Automatic Sync Technologies LLC et VITAC Corporation) s'engage à traiter les réclamations relatives à la collecte ou à l'utilisation de vos données personnelles. Les personnes résidant dans l'EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse et ayant des questions ou des réclamations concernant notre conformité au cadre de protection des données sont invitées à nous contacter à l'adresse privacy@verbit.ai. Si vous ne recevez pas de réponse de notre part dans un délai raisonnable concernant votre réclamation relative aux principes DPF, ou si nous n'avons pas traité votre réclamation relative aux principes DPF de manière satisfaisante, nous nous engageons à coopérer et à nous conformer aux recommandations du panel établi par les autorités de protection des données de l'UE (APD), le Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni (UK ICO) et le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) suisse en ce qui concerne les réclamations non résolues relatives à notre traitement des données sur les ressources humaines reçues en vertu du DPF UE-États-Unis, de l'extension britannique du DPF UE-États-Unis ou du DPF Suisse-États-Unis dans le cadre d'une relation de travail potentielle.

Veuillez noter que, sous certaines conditions (telles que décrites dans les Principes DPF auxquels Verbit Inc., y compris ses filiales à 100 % Automatic Sync Technologies LLC et VITAC Corporation, adhère), vous pouvez recourir à un arbitrage contraignant en envoyant une notification à privacy@verbit.ai . Veuillez également noter que Verbit Inc. (y compris ses filiales à 100 % Automatic Sync Technologies LLC et VITAC Corporation) est soumise aux pouvoirs d'enquête et de contrôle de la Federal Trade Commission (FTC).

9. Cet avis sera-t-il mis à jour ?

Nous pouvons mettre à jour cette notice afin de refléter les changements apportés à nos pratiques en matière de confidentialité. Si nous apportons des modifications que nous jugeons importantes, nous mettrons à jour cette page avant leur entrée en vigueur.

10. Exigences en vertu des lois américaines sur la protection de la vie privée

La présente politique décrit les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir et leurs sources (voir la section 1 ci-dessus), ainsi que nos pratiques de conservation (section 4) et de suppression (section 8). Nous y incluons également des informations sur la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements, y compris le traitement à des « fins commerciales » au sens du CCPA, tel que modifié, et des autres lois américaines applicables en matière de protection de la vie privée. Nous ne vendons ni ne partageons vos renseignements personnels aux fins du CCPA. Nous pouvons divulguer des données personnelles à des tiers ou les autoriser à recueillir des données personnelles auprès de nous, comme décrit ci-dessus, si ces tiers sont des fournisseurs de services autorisés ou si vous nous demandez de divulguer vos données personnelles à des tiers. Vous pouvez également désigner un mandataire autorisé, par écrit ou par procuration, pour exercer vos droits en matière de protection de la vie privée en votre nom. Le mandataire autorisé peut soumettre une demande d’exercice de ces droits en nous écrivant à l’adresse courriel suivante : privacy@verbit.ai.

11. Et si vous avez des questions ?

Si vous avez des commentaires ou des questions concernant nos pratiques en matière de données ou votre vie privée, ou si vous avez des inquiétudes concernant vos données personnelles détenues par nous, ou si vous souhaitez déposer une plainte concernant la manière dont vos données personnelles sont traitées par Verbit, vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@verbit.ai.

Représentant au Royaume-Uni : La société Take Note Ltd. a été désignée comme représentante de Verbit au Royaume-Uni pour les questions de protection des données, conformément à l’article 27 du RGPD britannique. Pour toute question relative au traitement des données personnelles des résidents du Royaume-Uni, veuillez contacter Take Note Ltd. à l’adresse privacy@verbit.ai.