Avocats, assistants juridiques spécialisés en litiges et responsables des opérations juridiques dans les cabinets d'avocats spécialisés dans les préjudices corporels et les fautes professionnelles médicales (pour le demandeur ou la défense) qui traitent les dossiers médicaux, les dépositions de médecins ou les témoignages d'experts.
Points clés à retenir
Chaque dossier de responsabilité médicale et de préjudice corporel repose sur des informations de santé protégées, qu'il s'agisse de dossiers médicaux ou de dépositions, ce qui fait de votre prestataire de transcription un dépositaire de ces informations. Cet article explique comment Verbit intègre la conformité HIPAA à ses processus de transcription juridique par défaut, évitant ainsi aux équipes en charge des dossiers d'avoir à gérer la conformité au cas par cas.
EN BREF
- Les renseignements personnels sur la santé (RPS) apparaissent dans presque tous les dossiers de faute médicale et d'atteinte à la réputation.
- La conformité à la loi HIPAA (accords de partenariat, chiffrement, contrôles d'accès) devrait être intégrée de série, et non ajoutée a posteriori.
- Un fournisseur conforme aux normes est préférable aux processus ad hoc pour chaque nouveau cas.
À QUI S'ADRESSE CECI
Temps de lecture estimé
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Les dossiers médicaux, les dépositions et les témoignages d'experts dans les affaires de préjudice corporel et de faute médicale contiennent de nombreuses informations de santé protégées (ISP). Par conséquent, la loi HIPAA s'applique dès que le dossier quitte votre cabinet pour transcription.
Pour les services de transcription juridique de Verbit, transcription de dépositions conforme à la loi HIPAA et transcription de dossiers médicaux une spéciale demander, they’re Intégrée aux procédures habituelles de gestion des dossiers de préjudice corporel et de faute médicale, Verbit respecte les exigences HIPAA pour ses services de transcription juridique. Les équipes en charge des dossiers peuvent ainsi faire transcrire les dépositions, les analyses de dossiers médicaux et les témoignages d'experts sans alourdir le fardeau documentaire de ces affaires.
Pourquoi la loi HIPAA s'applique à presque tous les cas de faute médicale et de préjudice corporel
Les litiges en matière de préjudice corporel et de faute médicale reposent sur la documentation médicale. Un seul dossier peut nécessiter la transcription de la déposition d'un médecin traitant, un examen médical indépendant, l'analyse par un expert des normes de soins, ou encore le témoignage du client lui-même concernant ses antécédents médicaux, incluant des références aux notes de thérapie, aux notes d'évolution et aux dossiers antérieurs. Tous ces documents font généralement référence à des diagnostics, aux comptes rendus de traitement et à d'autres informations considérées comme des données de santé protégées (DSP) au sens de la loi HIPAA.
Cela pose un problème spécifique aux équipes chargées des dossiers : dès que des informations sont envoyées à la transcription, les exigences de la loi HIPAA concernant l’accès aux données, leur sécurité et la documentation requise restent applicables, même si elles font désormais partie d’un dossier judiciaire et non plus d’un dossier médical. Le prestataire de transcription devient ainsi un maillon de la chaîne de responsabilité des informations de santé protégées, que l’on en soit conscient ou non.
Comment Verbit prend en charge la conformité HIPAA pour la transcription juridique
Pour ses services de transcription juridique, notamment les dépositions, la transcription de dossiers médicaux, les témoignages d'experts et la documentation associée, Verbit respecte les exigences HIPAA. Cette conformité s'ajoute à l'infrastructure de sécurité globale déjà en place pour les activités juridiques : infrastructure sécurisée ISO 27001 et contrôles SOC 2 Type II , données chiffrées au repos et en transit, contrôle d'accès basé sur les rôles permettant aux membres de l'équipe d'accéder uniquement aux fichiers pertinents pour leur partie du dossier, et journalisation de l'activité des comptes. L'ensemble de ces mesures garantit la confidentialité des clients sur la plateforme. Pour le secteur juridique, Verbit effectue également des vérifications d'antécédents sur ses transcripteurs basés aux États-Unis. L'identification des locuteurs est également disponible sur les transcriptions, notamment pour les dépositions impliquant plusieurs parties.
Si une affaire implique des données de santé protégées (DSP), il est essentiel de l'aborder dès la définition du périmètre de la mission afin de mettre en place d'emblée un accord de partenariat commercial (APC) et un processus de gestion adaptés, plutôt que de découvrir une lacune en cours de procédure. Pour les équipes gérant un volume important de litiges nécessitant une transcription en temps réel lors des dépositions ou des audiences, Legal Visor de Verbit est l'outil permettant d'obtenir des informations en temps réel pendant les procédures, sans modifier la gestion des DSP en interne.
Voici à quoi cela ressemble en pratique dans le cadre d'une affaire de dommages corporels ou de faute médicale.
Un cas typique pourrait impliquer un ensemble de dossiers médicaux examinés et consultés lors d'une expertise. témoignage et une transcription finale, prête à être utilisée devant le tribunal. Chaque étape du processus implique la manipulation d'informations de santé protégées. Le fait de faire appel à un prestataire de transcription qui respecte déjà les exigences de la loi HIPAA pour ce type de travail signifie que l'équipe en charge du dossier peut se concentrer sur l'essentiel. permettent de garantir que Réinventer une conversation sur la conformité à chaque fois qu'une nouvelle déposition de médecin est programmée ou qu'un nouveau lot de dossiers arrive
Cela signifie également que la réponse à la question de l'avocat de la partie adverse ou d'un client sur la manière dont les informations médicales ont été traitées lors de la transcription est simple, étayée par un accord de partenariat signé, et non pas quelque chose que les services juridiques doivent reconstituer après coup.
Choisir un partenaire de transcription juridique conforme à la loi HIPAA pour les affaires de dommages corporels et de faute médicale
La loi HIPAA reste applicable même lorsque des informations médicales sont intégrées à un dossier juridique. Un prestataire de transcription qui traite des dépositions, des dossiers médicaux ou des témoignages d'experts dans une affaire de préjudice corporel ou de faute médicale gère des informations de santé protégées, que cela soit présenté comme tel ou non. Verbit respecte les exigences de la loi HIPAA pour ses services de transcription juridique, évitant ainsi que cette partie du dossier ne devienne un projet de conformité supplémentaire venant s'ajouter à une charge de travail documentaire déjà conséquente.
Lorsque vous comparez des prestataires de transcription juridique conformes à la loi HIPAA, les questions pertinentes à se poser sont les mêmes que celles abordées dans cet article :
- Existe-t-il un accord de partenariat commercial (BAA) signé ?
- Que couvre-t-il précisément ?
- Le fournisseur peut-il décrire concrètement ses mesures de protection techniques, administratives et physiques plutôt que de se contenter d'une déclaration générale sur la confidentialité ?
Un fournisseur qui répond clairement à ces questions est un fournisseur que votre équipe peut intégrer à une affaire impliquant des dossiers médicaux, des dépositions ou des témoignages d'experts sans avoir à ajouter une nouvelle couche de vérification préalable à chaque fois.
Si votre équipe traite des dossiers médicaux, des dépositions ou des témoignages d'experts dans le cadre de dossiers de préjudice corporel ou de faute médicale, vous pouvez réserver une démonstration pour en savoir plus sur les services de transcription juridique de Verbit . Notre équipe spécialisée en droit vous expliquera en détail la gestion des informations de santé protégées et le fonctionnement du processus BAA, ainsi que le reste du flux de travail.
Foire aux questions sur la transcription juridique conforme à la loi HIPAA
Verbit est-il conforme à la loi HIPAA ?
Pour les services de transcription juridique de Verbit, oui. Si votre mission implique des données de santé protégées, veuillez l'indiquer dès la phase de définition du périmètre afin qu'un accord de partenariat commercial (BAA) approprié soit en place dès le départ.
Quels types de documents juridiques contiennent généralement des informations de santé protégées dans une affaire de préjudice corporel ou de faute professionnelle médicale ?
Les dépositions des médecins traitants, les rapports d'examens médicaux indépendants, les témoignages d'experts sur les normes de soins, les extraits de dossiers médicaux versés au dossier et les témoignages des clients décrivant leurs antécédents de traitement contiennent tous généralement des informations de santé protégées.
Quelle est la différence entre la sécurité générale des données et la conformité à la loi HIPAA ?
Les pratiques de sécurité générales telles que le chiffrement et le contrôle d'accès sont nécessaires, mais insuffisantes à elles seules. La conformité à la loi HIPAA exige spécifiquement la signature d'un accord de partenariat commercial et le respect des règles de confidentialité, de sécurité et de notification des violations de données de la loi HIPAA, un cadre juridique distinct qui s'ajoute aux mesures de sécurité générales.
La transcription en temps réel lors d'un déposition modifie-t-elle la façon dont les informations de santé protégées sont traitées ?
Non, le même traitement conforme à la loi HIPAA s'applique, qu'une transcription soit produite en temps réel pendant une procédure ou fournie ultérieurement. Legal Visor offre une visibilité en temps réel sur les procédures sans modifier le processus de traitement des données de santé protégées.
À qui devrions-nous nous adresser concernant les spécificités de la loi HIPAA avant d'entamer une procédure impliquant des dossiers médicaux ?
Abordez directement la question avec l'équipe de votre prestataire de transcription lors de la définition du périmètre de la mission, avant même l'envoi du premier fichier, plutôt que de supposer que les pratiques générales de confidentialité couvrent les exigences spécifiques de la loi HIPAA. Demandez-leur précisément des détails sur leur processus d'accord de partenariat commercial (BAA) et sur la manière dont ils gèrent le chiffrement, les contrôles d'accès et la journalisation des audits des informations de santé protégées (PHI).
